Sudah Perencanaan, Lalu Apa?

Manajemen-ti.com–Sudah Perencanaan, Lalu Apa?

“Ah, Tidak..Tidak! Kami terus terang merasa trauma dengan IT”.

Itulah kira-kira jawaban dari Direksi sebuah organisasi besar berskala Nasional yang memiliki visi menjadi organisasi kelas dunia.

Mereka memiliki pengalaman traumatis dengan IT, karena sudah menggelontornya sejumlah besar dana perusahaan untuk investasi IT tanpa ada return on value yang diharapkan. Lebih jauh lagi ternyata salah satu investasi TI besar yang telah mereka keluarkan adalah untuk menyusun perencanaan TI atau mereka menggunakan terminologi IT Blueprint. Saya pun sempat ditunjukkan hasil pekerjaan IT Blueprint dari konsultan asing itu, yaitu berupa deretan buku-buku tebal yang memang dicetak berwarna biru itu sebagai kenang-kenangan yang sangat mahal.

(Baca juga: Yakinkan Saya ERP Memang Bernilai)

Mengapa bisa terjadi yang demikian? Apa sebabnya?

Ada banyak sebabnya. Bisa karena substansi perencanaannya yang tidak baik, atau bisa juga karena tindak lanjut dari rencana tersebut yang kurang diperhatikan, bisa juga karena sebab yang lainnya. Melihat fakta begitu banyak dan tebalnya dokumen perencanaan dalam kasus yang saya sebutkan di atas saja sebenarnya sudah terlihat sebuah kesalahan yang cukup fatal dari sisi substansi perencanaannya. Tapi dalam tulisan ini saya akan coba membahas mengenai apa yang harus dilakukan SETELAH Perencanaan selesai disusun dan ditetapkan. Setelah perencanaan, lalu apa?

Perencanaan merupakan proses yang sangat penting dan menentukan. Tapi Perencanaan bukanlah tujuan. Melainkan perencanaan adalah panduan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu pekerjaan perencanaan seharusnya ditindak lanjuti dengan program-program yang tepat untuk memastikan panduan yang direncanakan tersebut dapat terlaksana dengan baik. Jadi proses perencanaan jangan berhenti pada berhasilnya ditetapkan dokumen perencanaan yang menghiasi lemari perpustakaan atau dibaca sesekali jika diperlukan. Bukan pula sebatas pemenuh syarat keberadaan dokumen untuk keperluan audit saja.

Hmm…Lalu apa yang mesti dilakukan setelah Perencanaan selesai ditetapkan agar tidak “sia-sia”?

Sebagaimana sebuah produk yang baru dihasilkan dari Pabrik, hasil pekerjaan Perencanaan juga perlu di-”pasar”-kan. Kita sering menemukan produk yang sebenarnya sangat berkualitas tapi tidak laku dijual karena tidak dipasarkan dengan baik. Banyak yang mampu membuat tapi tidak mampu menjual.

Ya, hal pertama yang harus dilakukan setelah berhasil menyusun perencanaan adalah memasarkan atau mensosialisasi perencanaan yang sudah dibuat tersebut kepada semua pihak yang terkait. Kerja keras yang telah dilakukan oleh IT dalam membuat perencanaan yang berkualitas akan menjadi tidak mendapat perhatian apalagi apresiasi dari bisnis jika tidak dikomunikasikan dengan baik. Komunikasi ini juga jangan dianggap pekerjaan yang selesai dalam sekali langkah, melainkan mesti secara kontinu dan sering dilakukan. Bentuknya bisa macam-macam, misalnya dalam bentuk status report, buletin, portal intranet, meeting-meeting dalam berbagai tingkatan, dst. Intinya adalah bagaimana semua pihak dalam organisasi mengerti dan memahami perencanaan yang telah dibuat, dan kemudian dapat diharapkan memperoleh dukungan dalam pelaksanaanya. Disini peran pimpinan IT menjadi penting sebagai ujung tombak marketer dari perencanaan ini.

Hal berikutnya yang perlu diperhatikan adalah perencanaan detail tindak lanjut dari setiap inisiatif yang direncanakan, seperti menyusun rencana proyek, mengalokasikan SDM yang bertanggung-jawab, menyusun RFP/TOR yang baik jika direncanakan untuk melibatkan pihak ketiga dalam pengerjaannya, strategi pemilihan produk dan vendornya, dll. Hal-hal tersebut perlu dilakukan dengan baik dan rapi agar inisiatif-inisiatif yang telah direncanakan dapat mencapai obyektif yang diinginkan.

(Baca juga: Ribut-ribut (lagi) Soal e-KTP: Not Plan to Fail kan?)

Ketiga, organisasi perlu menyiapkan sistem manajemen yang baik untuk mengelola proyek, tim serta kemungkinan perubahan-perubahan pada organisasi yang terjadi akibat pelaksanaan sebuah inisiatif. Disini dibutuhkan leadership yang kuat. Perubahan itu bisa cukup berat bagi organisasi, dan untuk itu para pegawai perlu dibantu untuk menjalani proses ini.

Kemudian hal penting lain yang mutlak dibutuhkan setelah perencanaan disusun adalah PENGUKURAN KINERJA. Ya, saya sengaja menuliskannya dalam huruf kapital karena pentingnya hal ini dalam kesuksesan implementasi rencana. Implementasi rencana yang dibuat perlu diukur kinerjanya, karena kita tidak dapat melakukan peningkatan jika kita tidak dapat mengukurnya. Kinerja ini juga harus dikaitkan dengan Sistem Manajemen Kinerja organisasi secara keseluruhan. Ukuran kinerja berikut kinerja ini perlu rutin dipublikasikan agar manajemen bisnis dan TI dapat mengetahui dan mengambil langkah-langkah yang dibutuhkan. Bahkan, jika diperlukan, bisa saja perencanaan yang telah disusun itu dievaluasi kembali.

(Baca juga: Lautan Framework Manajemen Kinerja)

Perubahan rencana memang mungkin dilakukan misalnya untuk merespon terhadap perubahan bisnis atau teknologi. Tapi, betapapun, perlu sangat hati-hati jangan sampai terlalu mudah melakukan perubahan terhadap perencanaan yang sudah dibuat. Sekali strategi dan rencana ditetapkan, penting bagi organisasi untuk berkomitmen dalam pelaksanaanya dan tidak mudah mengubah-ubahnya kecuali dalam kondisi yang memang sangat diperlukan. Jangan sampai “kerugian” kecil yang mungkin diakibatkan kalau kita tidak mengubah rencana menyebabkan organisasi gagal dalam menggapai “kemenangan” besar di ujung sana.

Jadi jangan berhenti pada Perencanaan. Jangan hentikan Perencanaan hanya sampai pada Lemari Arsip. Make it Works! [manajemen-ti]

Penulis: Umar Alhabsyi, MT, CISA, CRISC.

Konsultan senior IT Management, pendiri sekaligus direktur iValueIT Consulting (PT IVIT Konsulindo).

twitter: @umaralhabsyi.