Manajemen-ti.com — Data pada dasarnya adalah representasi sesuatu yang dapat diobservasi, diukur, dibagi dan disimpan. Tidak ada informasi tanpa ada data. Dan tidak ada pengetahuan tanpa ada informasi. Tanpa data, maka apa gunanya aplikasi dan teknologi informasi. Data sering disebut sebagai aset penting orgnisasi, namun karena bentuknya yang tidak berbentuk fisik (intangible) maka ia seringkali tidak dikelola sebagai sesuatu yang bernilai. Ditambah lagi permasalahan seputar manajemen data ini bukanlah sesuatu yang sederhana. Ia cukup kompleks dan seringkali kurang dan sulit dipahami baik oleh orang TI maupun para pemilik data yang bersangkutan.
Keadaan menjadi semakin runyam ketika di zaman seperti saat ini, yaitu ketika jutaan atau milyaran orang memiliki akses pada Internet dan jejaring sosial, maka setiap orang berpotensi menciptakan data. Tidak banyak yang peduli terhadap kualitas data/informasi yang dia ciptakan. Sementara banyak yang lain dengan ringannya memproduksi data/informasi yang tidak jelas dan berkualitas buruk seperti halnya gosip, hoax, dan sejenisnya. Data-data berkualitas buruk itu sebenarnya tak lain adalah sampah hasil dari masyarakat informasi ini. Masalah yang muncul sebenarnya adalah bagaimana mengasah kemampuan dari setiap kita untuk dapat memisahkan mana data/informasi yang berkualitas dan mana yang sampah.
Tingkat literasi dalam kualitas dan validasi data ini masih jauh dari ideal. Bahkan bukan hanya pada area publik, pada lingkungan organisasi atau perusahaan pun masih banyak yang jauh dari harapan. Bagaimana mereka mengelola data-data perusahaan masih seringkali memprihatinkan.
Hal yang sering terjadi adalah tidak jelasnya tanggung-jawab antara pemilik data dengan pengelola TI pada keseluruh siklus pengelolaan data, dari akuisisi data hingga pemusnahan (disposal). Hubungan antar pihak dalam pengelolaan data tersebut masih sering memprihatinkan.
(Baca juga: Antara Membagikan atau Merahasiakan Informasi)
Standard Acuan Manajemen Data
Terkait dengan pengelolaan data ini, kita dapat merujuk pada salah satu produk ISACA dalam paket COBIT 5: Enabling Information. Akan lebih lengkap lagi kalau ditambah dengan DMBOK (Data Management Body of Knowledge). Framework DMBOK ini membahas tata kelola dan manajemen data secara komprehensif dan terstruktur. Framework ini pertama dirilis tahun 2009, yang kemudian diupdate tahun 2012 untuk mengikuti perkembangan ledakan pertumbuhan data, permasalahan keamanan dan layanan-layanan baru seperti cloud, serta terdapat tambahan beberapa topik yang tidak tercakup pada rilis sebelumnya.
Pada versi 2012 tersebut, DMBOK juga menyertakan panduan asesmen kematangan pengelolaan data dengan berbasis pada ISO/IEC 15504, sebagaimana juga yang digunakan oleh COBIT 5 Process Assessment Model (PAM).
Adapun 10 area pengetahuan tata kelola Data yang dijelaskan dalam DMBOK dapat diilustrasikan pada diagram berikut:
Audit Manajemen Data
Untuk keperluan Audit tata kelola data pada sebuah organisasi atau perusahaan, Auditor dapat menggunakan DMBOK dan COBIT 5: Enabling Information untuk memformulasikan rencana auditnya. Rencana audit yang mengevaluasi area-area manajemen pengetahuan mana yang sudah diterapkan, bagaimana peran dan tanggung-jawab para pihak diterapkan dalam siklus tata kelola data organisasi sampai dengan tingkat kematangan dari proses-proses tata kelola data yang diterapkan di organisasi auditee.
Kesimpulan
Jika data memang benar-benar sumber daya penting perusahaan, maka sudah seharusnya pengelolaannya mendapatkan perhatian yang benar-benar serius. Adanya teknologi informasi seharusnya tidak hanya membuat justru makin banyak data sampah yang memenuhi ruang gerak organisasi. Sementara data-data relevan yang dibutuhkan justru menjadi tenggelam dalam tumpukan sampah tersebut. Sehingga manajemen data perlu dilakukan dengan baik pada seluruh siklusnya. Sejak direncanakan kelahirannya hingga ia mesti diarsipkan atau dimusnahkan. [manajemen-ti]