Mendefinisikan ukuran kinerja

Lupakanlah akronim SMART yang sering kita dengar dalam penentuan ukuran kinerja. SMART berarti spesifik, terukur (measurable), dapat dicapai (achievable), relevan dan terikat waktu (timely bound). SMART memang sebuah metode yang bagus untuk menguji apakah sebuah tujuan telah terfomulasikan dengan baik. Tapi, ia jelas bukanlah metode untuk memastikan ukuran-ukuran kinerja telah terformulasikan dengan baik.

Justru, ukuran kinerja yang baik itu adalah jawaban atas komponen “M” dari “SMART”. Ukuran kinerja menurut definisi saya adalah, sebuah perbandingan yang memberikan bukti obyektif atas tingkat sejauh mana kinerja yang dihasilkan seiring dengan berjalannya waktu.

Tidak jadi masalah apakah Anda menyebutnya dengan KPI, metrik, indikator kinerja, ukuran kinerja, atau apapun terminologi yang akan Anda gunakan. Apakah ia termasuk yang utama (key), atau lead, atau lag, atau apapun itu, ukuran dari kinerja mesti memenuhi definisi ini jika ia diharapkan untuk mendorong peningkatan kinerja.

(Baca juga: Harmonisasi Balanced Scorecard dan Six Sigma)

Mari kita kaji kata-kata kunci yang yang digunakan dalam definisi ini.

Sebuah metode PERBANDINGAN untuk mengetahui ketika kinerjanya sedang bagus atau tidak.

Sebuah angka tidak akan pernah menjadi sebuah ukuran kinerja karena tidak ada pembandingnya, untuk membantu Anda memutuskan apakah ia bagus, jelek, atau sedang mengarah kemana perubahan yang terjadi. Anda perlu untuk dapat membandingkan kinerja saat ini dengan sesuatu apakah terhadap kinerja target yang diharapkan, atau terhadap riwayat kinerja sebelumnya, atau idealnya terhadap keduanya.

Dasar BUKTI OBYEKTIF yang memberikan gambaran yang cukup akurat dan handal tentang bagaimana kinerja yang sebenarnya.

Hal yang selalu membuat saya frustasi dalam rapat-rapat review kinerja adalah lamanya waktu yang digunakan oleh para pengambil keputusan dalam memperdebatkan integritas data dari sebuah ukuran, alih-alih untuk menggunakan ukuran tersebut sebagai informasi yang dapat mereka gunakan. Ukuran kinerja sebenarnya tidak butuh integritas yang sempurna. Ia hanya membutuhkan akurasi dan kehandalan yang cukup memadai untuk dapat dipercaya seabgai informasi yang dapat mereka gunakan untuk keputusan yang lebih baik dibanding tidak memutuskan atau mengambil keputusan tanpa berdasar informasi.

TINGKAT GRANULARILITAS yang cukup untuk mendeteksi perubahan yang kecil tapi penting pada kinerja yang perlu Anda respon.

Cara kita mendesain ukuran-ukuran kinerja kita dapat berdampak pada granularitas –atau sensitifitas perubahannya—yang dapat ditunjukkan oleh ukuran-ukuran tersebut. Tingkat pengukuran, seperti misalnya menggunakan skala nilai 0-10 dibandingkan hanya Ya/Tidak, dapat membantu Anda untuk menangkap sinyal perubahan, yang kemudian dapat memicu tindakan yang perlu dilakukan dengan lebih cepat.

Relevan terhadap HASIL KINERJA yang dikaitkan dengan prioritas-prioritas peningkatan organisasi.

Kita mengukur banyak hal dalam bisnis. Tapi tidak semua ukuran tersebut adalah “ukuran kinerja”. Tidak semua ukuran tersebut berhak untuk menyita waktu dan perhatian yang sama dari kita. Tidak semua ukuran perlu ditindak-lanjuti. Ukuran kinerja merupakan subset dari ukuran-ukuran yang melacak hasil-hasil kinerja yang menjadi prioritas tertinggi saat ini.

Menunjukkan perubahan SEIRING DENGAN WAKTU dalam tingkat kinerja untuk memberikan konteks yang cukup untuk menghindari jangka pandangan yang pendek.

Kecuali Anda mendesain ukuran yang memberikan Anda feedback seiring dengan waktu, Anda akan dihadapkan pada informasi yang sedikit dan juga terlambat. Anda tidak akan mendapatkan informasi yang membantu Anda untuk memperbaiki strategi anda (aktifitas, inisiatif, proyek, dan apapun yang ditujukan untuk membuat kinerja lebih baik) untuk memastikannya telah melakukan sesuatu untuk hasil yang lebih baik sesuai yang diharapkan. Pengukuran kinerja bukanlah pemeriksaan setelah mati, melainkan ia adalah sebuah rencana kesehatan.

AMBIL TINDAKAN: Jadi apa yang lebih penting bagi Anda? Mendapatkan terminologi dan definisi manajemen kinerja yang sempurna, atau mendapatkan ukuran yang baik atas kinerja yang memberikan gambaran yang jelas bagi setiap orang mengenai apa yang paling perlu dikelola dan ditingkatkan? [manajemen-ti]

Penulis: Stacey Barr