Harmonisasi Balanced Scorecard dan CobiT untuk IT Scorecard

Pada tulisan sebelumnya, saya sudah paparkan sekilas bagaimana pendekatan harmonisasi dapat digunakan untuk mengambil manfaat optimal dari kekuatan yang dimiliki oleh 2 (dua) kerangka kerja Sistem Manajemen Kinerja (SMK) kondang yaitu Balanced Scorecard dan Six-Sigma. Hasil harmonisasi tersebut menghasilkan sebuah framework “baru” yang sejatinya merupakan kombinasi komplementer yang dapat meningkatkan value dari keduanya.

Namun perlu diingat bahwa kedua framework-framework diatas adalah framework SMK bisnis yang bersifat “generik”. Sehingga untuk diterapkan pada sebuah area spesifik tertentu, diperlukan pengetahuan yang memadai mengenai seluk-beluk area yang spesifik tersebut. Prasyarat ini merupakan prasyarat logis saja. Seperti bagaimana kita dapat mengukur kinerja kesehatan medis seseorang jika kita tidak mengetahui seluk beluk dunia medis, apa ukuran kesehatan medis seseorang, bagaimana cara mengukurnya, dst. Bagaimana kita dapat mengetahui kinerja keuangan sebuah perusahaan jika kita tidak mengetahui dengan baik tentang dunia keuangan, bagaimana ukuran dan cara mengukur kinerjanya. Jadi dari sini dapat kita simpulkan bahwa untuk dapat menentukan ukuran kinerja yang baik, maka mutlak dibutuhkan pengetahuan yang baik pula terkait bidang yang akan diukur tersebut. Setuju? Jika tidak setuju, maka mungkin Anda tidak perlu membaca kelanjutan dari tulisan ini karena premis ini merupakan premis awal yang digunakan dalam bangunan argumentasi dalam tulisan ini.
OK, saya lanjutkan..

Teknologi Informasi (TI) merupakan sebuah sektor yang peranannya semakin dirasakan vital bagi kesuksesan strategi dan pencapaian obyektif organisasi. Penggunaan TI disamping memiliki nilai (value) yang dijanjikan juga memiliki risiko yang harus dikelola dengan baik. Sehingga penggunaan TI dalam sebuah organisasi juga membutuhkan sistem manajemen kinerja yang baik yang dapat memastikan dukungan TI terhadap pencapaian arahan strategis organisasi.

Sebagaimana penerapannya pada sektor lainnya, SMK yang diterapkan untuk TI menuntut pemahaman yang baik mengenai siklus tata kelola TI. Dalam siklus tata kelola TI organisasi tersebut terdapat rangkaian proses-proses TI yang perlu diperhatikan dan kemudian diukur kinerjanya.

CobiT (Control OBjective for Information related Technology) adalah kerangka kerja yang dirancang untuk menjadi panduan dalam tata kelola TI sebuah organisasi. CobiT merupakan standard yang secara defacto diakui sebagai standard untuk tata kelola TI organisasi. Kerangka kerja CobiT mendefinisikan proses-proses standard dalam tata kelola TI di sebuah organisasi. CobiT juga memberikan ukuran kinerja standard untuk mengukur kinerja dari setiap proses TI tersebut. Sementara di sisi yang lain, kerangka kerja SMK pada umumnya, termasuk Balanced Scorecard, memiliki jebakan umum yaitu dalam penentuan ukuran kinerja yang tepat.

Oleh karena itu kiranya akan menjadi sangat komplementer jika standard SMK yang berfokus pada strategic alignment seperti Balanced Scorecard diharmonisasikan dengan kerangka kerja CobiT untuk menentukan indikator kinerja TI yang dibutuhkan. Permasalahan yang muncul berikutnya adalah bagaimana menghubungkan antara kerangka kerja SMK bisnis (Balanced Scorecard) dengan kerangka kerja tata kelola TI (CobiT) tersebut.

Memang, kita mengenal juga bahwa saat ini sudah ada beberapa framework SMK TI yang banyak digunakan. Diantara yang cukup terkenal adalah IT Balanced Scorecard (IT BSC) yang juga menggunakan basis framework Balanced Scorecard. Ide penerapan Balanced Scorecard untuk Teknologi Informasi ini disampaikan oleh Gold (1992, 1994) dan Willcocks (1995), yang kemudian dikembangkan secara lebih dalam oleh Van Grembergeen dan Van Bruggen (1997) serta Van Grembergeen dan Timmerman (1998).Namun demikian –tanpa mengurangi kehebatan dari framework ini—, metodologi yang digunakan oleh IT BSC dalam menentukan obyektif strategis pada setiap tingkatan scorecard serupa dengan metodologi yang digunakan dalam BSC, hanya berbeda dalam konteksnya saja (disana konteksnya bisnis sementara disini konteksnya adalah TI). Sehingga dengan demikian, metodologi IT BSC ini juga otomatis memiliki kekuatan dan kelemahan yang diturunkan dari metodologi induknya, yaitu Business BSC (tentang kekuatan dan kelemahan/jebakan BSC, lihat di sini).

Jadi peluang untuk melakukan perbaikan (improvement opportunity) dalam dunia SMK TI masih cukup terbuka. Misalnya jika kita mengkaji fakta mengenai BSC dan CobiT seperti disinggung diatas, maka peluang tersebut semakin jelas terlihat. Saya pernah melakukan penelitian terkait harmonisasi kedua framework ini untuk menyusun sebuah SMK TI organisasi. Penelitian saya tersebut telah menghasilkan pula sebuah framework dan metodologi untuk menyusun SMK TI organisasi yang mengharmonisasikan BSC dan CobiT. Untuk menyempurnakan framework dan metodologi yang dihasilkan tersebut, framework dan metodologi penyusunan SMK TI tersebut juga telah coba diterapkan pada lingkungan organisasi real yang memiliki kompleksitas cukup besar.

Secara high level, metodologi yang dihasilkan dapat diilustrasikan dalam gambar berikut ini:

Seperti terlihat pada gambar tersebut, saya menggunakan bantuan tools Analisis CSF (Critical Success Factor) mengingat kekuatannya yang dapat dijadikan sebagai penghubung antara obyektif yang satu dengan obyektif lainnya pada tingkatan-tingkatan yang berbeda-beda.

Alhasil, dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa:

Pertama, kerangka kerja SMK bisnis (dalam hal ini adalah Balanced Scorecard) dan kerangka kerja tata kelola TI (dalam hal ini adalah CobiT) dapat diharmonisasikan secara komplementer untuk menjadi sebuah metodologi perancangan SMK TI organisasi dengan alat bantu Analisis CSF. Harmonisasi ini dapat menutup kelemahan/jebakan (pitfall) yang sering dijumpai pada penggunaan BSC, utamanya kesalahan penetapan ukuran kinerja. Sementara itu disisi lain, metodologi yang dihasilkan tetap memanfaatkan kekuatan dari kerangka kerja SMK Balanced Scorecard terutama dari aspek kelengkapan perspektif, fokus keselarasan strategis dan kemudahan kontrol kinerja melalui scorecard nya. Kemudian metodologi yang dihasilkan ini juga dapat menutup kelemahan/jebakan (pitfall) yang sering terjadi dalam penggunaan CobiT yaitu kehilangan konteks strategis organisasi akibat terlalu fokus kepada detail. Sementara itu disisi lain, metodologi yang dihasilkan tetap memanfaatkan kekuatan dari kerangka kerja CobiT terutama dalam kelengkapan pendefinisian proses dalam seluruh siklus tata kelola TI secara komprehensif berikut ukuran kinerja standard pada setiap prosesnya.

Kedua, jika dibandingkan dengan SMK TI berbasis Balanced Scorecard yang sudah ada saat ini yaitu IT Balanced Scorecard, maka metodologi hasil harmonisasi ini memiliki nilai lebih yang utamanya adalah sebagai berikut:

• Menggunakan basis rujukan TI yang kuat yaitu dari sebuah standard tata kelola TI yang telah terbukti dan diterima secara luas, yaitu CobiT.
• Menerapkan sistem pembobotan ukuran kinerja TI yang berbasis kepada keterkaitannya terhadap Tujuan TI yang berbasis pada CSF Organisasi dan Tujuan Strategis Organisasi.

Ketiga, ukuran kinerja TI standard yang diberikan oleh CobiT dalam penerapannya pada beberapa bagian tidak dapat langsung digunakan, namun perlu disesuaikan dengan konteks organisasi yang bersangkutan. Hal ini karena ukuran kinerja yang diberikan oleh CobiT lebih bersifat umum untuk semua jenis organisasi, sehingga tidak tertutup kemungkinan ukuran-ukuran kinerja yang ditetapkan menjadi kurang relevan, perlu disesuaikan atau dikhususkan dengan konteks organisasi yang bersangkutan.

Keempat, last but not least, metodologi SMK TI hasil harmonisasi BSC dengan CobiT ini dapat diterapkan pada organisasi nyata. Oleh karena usaha yang dilakukan dalam penelitian ini menjadi kurang bermanfaat jika tidak dapat diterapkan dalam dunia nyata.

Dan lagi-lagi last but not least, semoga tulisan pengantar sederhana ini dapat bermanfaat bagi majelis Pembaca sekalian, hopefully. Terima kasih.[manajemen-ti]

Tentang Penulis:

Umar Alhabsyi, MT, CISA, CRISC.

Merupakan konsultan senior IT Management, pendiri sekaligus direktur iValueIT Consulting (PT IVIT Konsulindo).

twitter: @umaralhabsyi.