Implementasi ERP

Manajemen-ti.com — Berbicara soal sistem ERP (Enterprise Resource Planning), berarti kita sedang bicara tentang sistem yang besar dan kompleks. Kompleksitas sistem ERP ini bukan hanya disebabkan oleh besarnya sistem tersebut dilihat dari luasnya fungsionalitas yang disediakan dan ragam teknologi yang dibutuhkan saja, tapi juga karena sistem ERP ini sangat berkaitan dan luas dengan proses bisnis perusahaan. Oleh karenanya maka Implementasi sistem ERP –baik sukses maupun gagal—memiliki dampak yang luas bagi keberjalanan bisnis perusahaan. Tersedianya paket-paket ERP “matang” yang sudah “berkeliling dunia” untuk mengkompilasi best practices dari berbagai industri kemudian datang menawarkan harapan. Bahwa dengan menggunakan produk ERP “matang” tersebut maka impian untuk mewujudkan sistem informasi yang mengintegrasikan pengelolaan proses bisnis perusahaan itu dapat lebih mudah diwujudkan.

Namun sayangnya, mimpi indah tersebut tiba-tiba dibuyarkan oleh kenyataan banyaknya kegagalan yang dialami dalam implementasi ERP di seluruh dunia. Akibat dari kegagalan ini pun beragam jenis dan tingkatannya. Ada perusahaan migas yang karena gagal dalam implementasi ini menyebabkan distribusinya menjadi kacau sehingga memunculkan kerugian dan juga reputasi yang terjun bebas. Ada perusahaan penerbangan yang karena gagal dalam implementasi ERP menjadi gagal melayani penjualannya dan proses pemeliharaan pesawat menjadi kacau sehingga selain kehilangan potensi pemasukan juga dapat membahayakan keselamatan penerbangan. Sampai dengan kegagalan implementasi yang walau tidak berdampak langsung terhadap bisnis perusahaan, tapi menimbulkan kerugian dalam bentuk lain seperti waktu implementasi yang molor, membengkaknya biaya implementasi karena berbagai sebab, kesenjangan  lingkup dan kualitas yang didapat dengan ekspektasi, dan sebagainya.

Proyek Implementasi ERP itu berbeda dengan proyek implementasi sistem informasi lainnya [Davenport, 2000]. Diantara perbedaannya yang signifikan antara lain adalah skalanya, kompleksitasnya, dampak organsiasinya, biaya yang dibutuhkan untuk proyek ini serta dampak-dampak lain yang akan dirasakan jika proyek ini tidak sukses. Dampak implementasi ERP ini akan menyentuh keseluruhan organisasi, sedangkan implementasi sistem informasi lainnya biasanya hanya berkaitan dengan lingkup area tertentu saja. Implementasi ERP juga biasanya hampir selalu diikuti dengan perubahan pada proses bisnis, sementara implementasi sistem tradisional lainnya biasanya lebih banyak mengikuti proses bisnis yang berjalan dibanding proses bisnis yang menyesuaikan pada sistem. Hal ini karena umumnya perusahaan ingin mengadopsi best practices yang dibawa oleh paket ERP. Dan last but not least, biaya yang dibutuhkan untuk proyek implementasi ERP ini jauh lebih besar dibandingkan proyek implementasi sistem lainnya, dan kegagalan pada implementasi ini bahkan ekstrimnya bisa juga mengakibatkan perusahaan bangkrut (rujuk misalnya kasus bangkrutnya Fox Meyer Drugs di tahun 1996).

Namun demikian apakah adanya risiko-risiko bisnis yang antara lain disebutkan diatas, lalu membuat kita mesti mundur dari peluang memperoleh nilai besar yang ditawarkan oleh ERP bagi bisnis? Tentu tidak. Karena tidak ada sesuatupun yang bebas dari risiko. Dan perlu diingat juga bahwa tidak mengimplementasikan ERP (baca: sistem informasi terintegrasi) juga memiliki risiko yang tidak kecil bagi bisnis, yang tak kalah menyeramkannya juga.

Jadi, apa yang harus dilakukan? Yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi risiko-risiko yang terdapat dalam implementasi ERP dan kemudian bagaimana mengelolanya. Potensi kesuksesan implementasi akan semakin besar jika risiko-risiko tersebut dapat diminimalisasi.

Sebenarnya ada banyak referensi penelitian yang mengidentifikasi risiko-risiko yang terdapat pada implementasi sistem seperti ERP. Pendekatan, perspektif dan pengklasifikasiannya pun bermacam-macam. Tapi dalam artikel ini saya akan sampaikan beberapa risiko yang berdasarkan pengalaman dan kajian saya selama ini merupakan area risiko yang paling dominan menyebabkan kesuksesan/kegagalan proyek implementasi sistem ERP.

Top Management Commitment

Pertama, adalah terkait komitmen dan dukungan dari manajemen senior terhadap proyek implementasi ERP ini. Faktor ini sangat menentukan keberhasilan implementasi ERP. Proyek implementasi ERP mesti dipandang sebagai sebuah proyek bisnis, bukan proyek IT. Risikonya pun merupakan risiko bisnis. Komitmen dan dukungan manajemen senior ini akan berpengaruh antara lain pada:

  • Kecepatan pengambilan keputusan strategis,
  • Dukungan terhadap implementasi perubahan pada bisnis yang diakibatkan oleh implementasi sistem,
  • Endorsement (atau mungkin juga enforcement) terhadap manajemen eksekutif dan jajaran yang ada di bawahnya untuk juga mendukung apa yang dibutuhkan untuk kesuksesan implementasi ERP ini
  • Resolusi terhadap konflik yang mungkin timbul dalam proses implementasi
  • Dukungan sumber daya terhadap program-program yang direncanakan dalam rangka kesuksesan proyek

Project Manajement

Kedua, adalah soal manajemen proyek. Wah, faktor risiko yang satu ini merupakan faktor yang sangat kritikal dan amat sering menjadi penyebab kegagalan implementasi. Manajemen proyek yang saya maksud disini termasuk pada sisi implementer ERP maupun manajemen proyek dari sisi pemilik proyek (project owner). Beberapa praktik buruk manajemen proyek yang sering berkontribusi besar pada kegagalan proyek antara lain:

  • Lemahnya kemampuan implementer untuk mengestimasi sumber daya dan waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan task-task dalam proyek implementasi ERP. Hal ini umumnya disebabkan oleh perencanaan yang kurang detail, yang biasanya disebabkan karena kurangnya pengalaman dan pengetahuan tim project management implementer mengenai pekerjaan sejenis. Bisa juga karena kesalahan persepsi implementer terhadap lingkup pekerjaan yang dituangkan dalam TOR karena berbagai sebab. Atau karena perencanaan awal yang dibuat hanya untuk kebutuhan pemenuhan compliance administratif saja, misalnya untuk kebutuhan seleksi lelang, project charter, penagihan, dan sejenisnya.
  • Lemahnya koordinasi antar bagian (stream) dalam tim proyek. Biasanya intensitas dan tingkat stress yang cukup tinggi pada setiap bagian tim proyek membuat koordinasi dengan tim lain menjadi terabaikan/kurang diperhatikan. Semakin jauh permasalahan koordinasi ini tidak serius ditangani maka akan semakin besar risiko yang ditimbulkan di akhirnya dan akan semakin besar pula effort yang dibutuhkan untuk mensolusikannya.
  • Ketidak mampuan penyediaan SDM dan ekspertis yang dibutuhkan proyek pada waktu dibutuhkan. Sebabnya bisa beragam, misalnya: implementer gagal dalam proses rekrutmen setelah memenangkan proyek (sudah rahasia umum implementer kelas menengah pada umumnya tidak memiliki dedicated consultant yang cukup banyak, sehingga jumlahnya akan berkembang dan berkempis sesuai dengan proyek yang didapatkan), kemudian masalah administratif legal terkait pekerja ekspatriat, dan beberapa sebab lainnya. Hal ini menyebabkan tertundanya task yang sedianya dilakukan oleh SDM tersebut dan juga task-task lain yang memiliki dependensi dengannya. Belum lagi kita bicara adanya turnover orang pada posisi-posisi yang penting dalam proyek. Dampaknya akan lebih maut lagi apabila SDM yang terlambat tersedianya itu terletak pada project critical path.
  • Lemahnya kontrol dari manajemen proyek dari perusahaan pemilik pekerjaan terhadap manajemen proyek implementer. Lemahnya kontrol ini mencakup pada aspek waktu pelaksanaan task sesuai project plan, kualtias hasil dari setiap task, dan yang kritikal juga adalah soal kesesuaian kualitas SDM yang diterjunkan oleh implementer pada proyek dengan kualitas dan kuantitas yang dijanjikan atau direncanakan.
  • Kesenjangan kompetensi antara SDM dalam organisasi proyek perusahaan pemilik pekerjaan dengan SDM dari implementer. Hal ini menyebabkan komunikasi diantara kedua pihak menjadi tidak berimbang, serta ketidak sesuaian kualitas dan lingkup pekerjaan yang dihasilkan oleh implementer dengan yang seharusnya dideliver.

Sementara ini dulu risiko  dominan dalam implementasi ERP yang dapat saya sampaikan. Masih terdapat beberapa area risiko lain yang juga tak kalah pentingnya yang perlu diperhatikan. Insya Allah akan saya lanjutkan dalam tulisan berikutnya.

(Baca selanjutnya: Lebih Lanjut Risiko Maut Implementasi ERP)

Selanjutnya nanti Insya Allah akan saya lanjutkan dengan kontrol apa yang dapat diterapkan untuk memitigasi risiko-risiko “maut” itu. So, stay tuned here. [af]

Penulis: Umar Alhabsyi, MT, CISA, CRISC.

Konsultan senior IT Management, pendiri dan direktur iValueIT Consulting (PT IVIT Konsulindo) 

twitter: @umaralhabsyi