Proyek IBM

Manajemen-ti.com — Pemerintah Pennsylvania memutuskan untuk tidak memperpanjang kontraknya dengan IBM terkait dengan pengembangan modernisasi sistem kompensasi tenaga kerja. Keputusan ini diambil setelah proyek tersebut dilaporkan telah terlambat 42 bulan dari jadwal yang direncanakan. Selain itu biaya yang telah dikeluarkan juga telah membengkak 60 juta dolar lebih dari yang dianggarkan sebelumnya.

Bulan Agustus ini, pemerintah bekerja sama dengan Carnegie Mellon University Software Engineering Institute, melakukan kajian untuk menentukan langkah terbaik yang perlu diambil ke depan, sebagaimana diungkap minggu ini oleh Julia Hearthway, sekretaris Departemen Tenaga Kerja dan Industri (DTKI) di kantornya.

“Intinya adalah permasalahan yang kami temukan tidak dapat dipecahkan dan kami tidak akan memperbarui kontrak kami dengan IBM,” ungkap Hearthway. “Tingkat risiko, ditambah dengan kritikalitas dari sistem tersebut, menuntut DTKI memiliki sebuah sistem yang menghasilkan keputusan-keputusan yang cepat, handal dan akurat.”

IBM mulai dikontrak sejak Juni 2006. Proyek ini awalnya dianggarkan sebesar 106,9 juta dollar tapi sejauh ini pemerintah telah mengeluarkan dana mendekati 170 juta dollar, menurut hasil studi Carnegie Mellon tersebut.

Pada awal 2011, sejumlah risiko dan permasalahan program sebenarnya telah teridentifikasi tapi proyek telah terlanjur mengalami pembengkakan biaya yang signifikan “walau tanpa ada hasil yang jelas dan terukur,” lanjut Hearthway.

(Baca juga: 70 persen Proyek IT di Jepang Gagal)

“Kami terkejut dengan pemberitahuan hari ini,” kata juru bicara IBM, Scott Cook, melalui email Kamis lalu. “Keputusan ini didasarkan pada sebuah laporan pihak ketiga yang tidak kami ketahui sebelumnya, disamping permintaan yang berulang kali kami ajukan kepada DTKI untuk mereview nya bersama-sama.”

“Pada implementasi Teknologi Informasi yang kompleks, terdapat akuntabilitas pada kedua belah pihak terhadap kinerja sistem dan penyajian layanan,” tambah Cook.

Memang, hasil kajian Carnegie Mellon juga memberikan kritik kepada pihak pemerintah dalam sejumlah aspek. Misalnya, kelemahan-kelemahan signifikan pada permintaan awal dari proyek ini, seperti misalnya tidak detailnya permintaan, kriteria yang tidak jelas, dan tidak adanya prioritas serta kebutuhan yang ambigu,”menurut studi tersebut.

Pejabat pemerintah juga gagal untuk mendelegasikan peran-peran dalam proyek, sehingga mengarah pada situasi dimana tidak ada seorang pun (dari DTKI) yang akuntabel dan bertanggung-jawab dalam mengatur program ini.

Mungkin terdapat juga aspek politis yang ikut bermain pada situasi ini. Pengumuman Hearthway ini mencatat bahwa dia mulai menjabat sejak April 2011 dan kantornya mulai mengelola sistem tersebut secara intensif dan bekerja sama dengan IBM untuk mengambil langkah-langkah perbaikan.

Laporan Carnegie Mellon juga bermaksud mendekati pimpinan Departemen yang baru untuk mengambil alih pengelolaan proyek tersebut dengan janji pendekatan yang baru.

Sementara itu, IBM juga berkontribusi pada permasalahan-permasalahan proyek, menurut laporan tersebut. Antara lain laporan tersebut menyatakan bahwa sering berubahnya SDM IBM yang dialokasikan untuk proyek ini juga berkontribusi pada kondisi proyek hingga seperti sekarang ini.

Setelah beberapa dokumen desain diselesaikan pada 2008, IBM menarik sejumlah besar personil analis bisnis yang telah terlibat intensif sejak penggalian kebutuhan bisnis dari proyek ini. Keputusan ini menciptakan kesenjangan pengetahuan yang signifikan mengingat program akan memasuki fase desain dan pengembangan aplikasi.

Ternyata perubahan staf tidak hanya terbatas pada posisi analis bisnis saja. Faktanya, sejak proyek ini dimulai IBM telah menerjunkan 638 kontraktor untuk proyek ini, “dimana mayoritas dari pekerja tersebut hanya bekerja kurang dari setahun dalam proyek dan 75 persen diantaranya berpengalaman kurang dari 2 tahun,” lanjut laporan tersebut.

Kajian Carnegie Mellon tersebut merekomendasikan bahwa pemerintah memperbaiki struktur tata kelola untuk proyek ini, dan juga bahwa pekerjaan rilis ketiga dari system ini untuk dihentikan dengan tujuan untuk stabilisasi rilis system sebelumnya. [manajemen-ti/cio]